Privacy Policy van 25 Mei 2018
Spirituele Praktijk Olivia www.praktijkolivia.com Tel: 05 51144834 mercedes@praktijkolivia.nl
Privacy document en register van verwerkingsactiviteiten
Van wie verwerkt Spirituele Praktijk Olivia gegevens en wat zijn daarbij de uitgangspunten?
Spirituele Praktijk Olivia wil niet alleen de nieuwe ‘privacyregels’ (sinds mei 2018 in werking getreden) naleven maar verwerkt zo secuur mogelijk alleen die gegevens die echt noodzakelijk zijn en dát op een zo veilig mogelijke manier, om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen.
Spirituele Praktijk Olivia heeft de verantwoordelijkheid voor gegevens die haar door klanten en studenten worden toevertrouwd. Deze informatie bereikt Spirituele Praktijk Olivia via telefonisch, mail- of mondeling contact. Volgens de wet moet je, terecht, een goede reden hebben om ‘gewone persoonsgegevens’ te mogen verwerken, ook wel genoemd ‘een grondslag’. Spirituele Praktijk Olivia mag op grond van de volgende grondslagen persoonsgegevens verwerken resp. doet dat m.i.v. 25 mei 2018 op de volgende wijze:
1. Door toestemming van de betrokkenen(bijvoorbeeld: Spirituele Praktijk Olivia vraagt om toestemming voor inschrijving op de nieuwsbrief)
2. Spirituele Praktijk Olivia heeft de gegevens nodig voor de uitvoering van een overeenkomst (zakelijk, om iets wat je verkocht hebt te kunnen leveren)
3. Spirituele Praktijk Olivia heeft de gegevens nodig voor het nakomen van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld een factuur maken en die 7 jaar bewaren)
Bij de wet is echter het verwerken van deze informatie verboden tenzij je aan de voorwaarden voor een uitzondering voldoet. Zo’n uitzondering is dat betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
Het laatste is het geval wanneer u een intake-formulier invult en daarmee deze gegevens, in vertrouwelijkheid, beschikbaar stelt om in een beveiligde omgeving behandeld en bewaard te worden volgens de onder genoemde regels.
Hieronder vindt u alle informatie m.b.t. de volgende vragen:
➢ Welke gegevens worden in welke situatie gevraagd en waarom?
➢ Hoe (lang) worden de gegevens bewaard?
➢ Hoe wordt de beveiliging van de gegevens gewaarborgd?
Welke gegevens worden in welke situatie gevraagd en waarom?
1. Uw mailadres wordt met uw toestemming, opgeslagen t.b.v. het toesturen van belangrijke informatie en een nieuwsbrief.
2. Bij telefonische of mondelinge vragen wordt om uw naam en e-mailadres gevraagd om u, met uw toestemming aanvullende informatie en een nieuwsbrief te kunnen toesturen. Uw telefoonnummer wordt een week lang bewaard, en niet opgeslagen.
3. Bij boe bestellingen wordt u gevraagd om uw naam, adres en woonplaats in te vullen op het contactformulier, om u het boek op naam toe te kunnen sturen. Ook in dit geval wordt u om uw mailadres gevraagd, om u te kunnen informeren over de verzending en een eventuele track & trace code. Ook hier geldt dat u uw telefoonnummer kunt invullen wanneer u dat zelf prettig vindt, bijvoorbeeld wanneer u per mail (tijdelijk) slecht bereikbaar bent. Het nummer wordt niet opgeslagen dan alleen in de bewaarde mail.
Uw naam en adres worden bewaard om bij onverhoopte problemen met de verzending te kunnen controleren of er iets met de adressering niet in orde was en om u persoonlijk voor een workshop of andere activiteit in uw omgeving te kunnen uitnodigen.
Uw mailadres wordt met uw toestemming, opgeslagen t.b.v. het toesturen van belangrijke informatie en een nieuwsbrief.
4. Wanneer u met Spirituele Praktijk Olivia een overeenkomst sluit voor een consult, middels een mail en digitale factuur, wordt gevraagd om uw naam, adres en woonplaats om zodoende de factuur toe te kunnen sturen. Daarnaast wordt gevraagd naar uw telefoonnummer om u te kunnen informeren bij onverhoopte verhindering of oponthoud.
5. Wanneer u met Spirituele Praktijk Olivia een overeenkomst sluit voor deelname aan een workshop, cursus, jaartraining middels een mail en digitale factuur, wordt gevraagd om uw naam, adres en woonplaats om zodoende de factuur toe te kunnen sturen. Daarnaast wordt gevraagd naar uw telefoonnummer om (bij) u te kunnen informeren bij onverhoopte verhindering of oponthoud.
Hoe (lang) worden de gegevens bewaard?
Bij 1): het mailadres wordt, met uw toestemming digitaal opgeslagen in een mailinglijst in een beveiligde omgeving. Het telefoonnummer wordt niet opgeslagen dan alleen in de bewaarde mail.
Bij 2): het mailadres wordt, met uw toestemming digitaal opgeslagen in een mailinglijst in een beveiligde omgeving. Het telefoonnummer wordt een week bewaard in de telefoon.
Bij 3): het mailadres wordt, met uw toestemming digitaal opgeslagen in een mailinglijst in een beveiligde omgeving. Het telefoonnummer wordt niet opgeslagen dan alleen in de bewaarde mail.
Uw adres, postcode en woonplaatsgegevens worden, met uw toestemming, digitaal opgeslagen in een overzichtslijst van boekbestellingen in een beveiligde omgeving.
Bij 4): het intake-formulier met alle betreffende gegevens én de factuur worden (alleen) digitaal bewaard in een beveiligde omgeving. Wanneer het intakeformulier t.b.v. een huisbezoek wordt uitgeprint, wordt het daarna vernietigd. Aantekeningen die tijdens een consult worden gemaakt, worden verwerkt in een digitaal verslag, waarna de aantekeningen worden vernietigd.
Bij 5): het intake-formulier met alle betreffende gegevens én de factuur worden (alleen) digitaal bewaard in een beveiligde omgeving.
De gegevens worden maximaal 7 jaar bewaard (uitzondering: zie 2)
Hoe wordt de veiligheid van de persoonsgegevens door maatregelen en techniek gewaarborgd?
➢ De website www.praktijkolivia.com ‘gehost’ (ondergebracht) bij wix.com, een groot webhostingbedrijf dat service en veiligheid hoog in het vaandel heeft staan. Daarom zijn de systemen en tools die wix.com gebruikt zo ontworpen dat ze de privacy van persoonsgegevens waarborgen. Dit heet ‘Privacy by design’. Zo kan:
▪ de toegang tot mail kan alleen verkregen worden via een controlpanel, met het intypen van een gebruikersnaam en wachtwoord.
▪ wordt encryptie van gegevens in de database toegepast, wat wil zeggen dat die alleen met een sleutel ontcijferd kunnen worden
▪ en dat Wix voor alle websites die bij haar gehost
worden, uitgebreide spamfilters en virusfilters gebruikt.
➢ De website www.praktijkolivia.com daarna is beschermd met een SSL-certificaat (https
vóór de domeinnaam).
➢ Overige technieken van Wix: de MX server ondersteunt
STARTTLS/SSL en de allernieuwste systemen zoals IPv6, DKIM en DNSSEC worden door Wix hun toekomstige hardware geïntegreerd.
➢ IP gegevens van de bezoekers van de website praktijkclivia.com worden door Wix 1 week bewaard op de server en 1 maand en 30 dagen in de back-up, daarna worden ze verwijderd.
➢ Spirituele Praktijk Olivia werkt, bij de verwerking en het opslaan van gegevens met een geavanceerd antivirusprogramma op de computer. Ook is de toegang tot de computer beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
➢ Spirituele Praktijk Olivia past ook het principe van ‘Privacy by default’ toe. D.w.z. dat Spirituele Praktijk Olivia alleen die persoonsgegevens vraagt of beperkt bewaart die ze echt nodig heeft om goede dienstverlening te kunnen bieden (data minimalisering).
➢ Spirituele Praktijk Olivia werkt, bij de verwerking en het opslaan van gegevens met een geavanceerd antivirusprogramma op de computer. Ook is de toegang tot de computer beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
➢ Spirituele Praktijk Olivia maakt geen gebruik van cookies.
Zie verder ook de privacyverklaring.
Bij vragen:www.praktijkolivia.com of mercedes@praktijkolivia.nl
Vanaf 25 mei 2018, wordt de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.) van kracht. De regels omtrent gebruik van persoonsgegevens veranderen. In onderstaande brief, legt Spirituele Praktijk Olivia uit wat dit inhoudt.
Privacyverklaring Spirituele Praktijk Olivia
Mei 2018
Uw privacy is voor Spirituele Praktijk Olivia van groot belang. Spirituele Praktijk Olivia houdt zich dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn en dat ze altijd netjes gebruikt worden. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wat Spirituele Praktijk Olivia doet met informatie die zij over u te weten komt.
Als u vragen hebt, of wilt weten wat Spirituele praktijk Olivia van u bijhoudt, neem dan contact op Spirituele Praktijk Olivia.
Spirituele Praktijk Olivia gebruikt uw persoonsgegevens zoals: uw factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer en NAW-gegevens. Dit doen wij op basis van uw toestemming.
Spirituele Praktijk Olivia gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende zaken:
• Om met u te kunnen communiceren betreffende uw vragen en aanmeldingen
• Om u informatie/belangrijke aankondigingen of nieuwsbrieven te sturen
• Om u het boek: “Mijn engelen helpen mij” toe te kunnen sturen
• Om u een factuur te kunnen sturen
Spirituele Praktijk Olivia , alleen met uw toestemming, middels het apart toesturen van een intake-formulier of email , gegevens over uw persoonlijke situatie, alleen voor strikte toepassing in het kader van een mail-, telefonisch- of Medium consult of Intuïtief Coaching of workshop of cursus of jaartraining.
• Om u, indien van toepassing, relevant, veilig en op maat advies te kunnen geven
• Om u, indien van toepassing, zo zorgvuldig mogelijk voor te bereiden op een
workshop, cursus, jaartraining.
U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen dit gebruik van uw gegevens.
Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Wij geven uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve, en dan alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, als dat gewenst is voor doorverwijzing naar een andere medium, coach of gezondheidszorgprofessional of als Spirituele Praktijk Olivia dat wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
www.praktijkolivia.com
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor Spirituele Praktijk Olivia van groot belang. Spirituele Praktijk Olivia zorgt dat uw gegevens bij haar goed beveiligd zijn. Spirituele Praktijk Olivia past de beveiliging steeds aan en let goed op wat er mis kan gaan.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer deze dienst wijzigt, moet Spirituele Praktijk Olivia natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Spirituele Praktijk Olivia zal haar best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.
Inzage en wijzigen van uw gegevens
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met Spirituele Praktijk Olivia opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.
U hebt de volgende rechten:
Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens Spirituele Praktijk Olivia heeft/wat we daarmee doen
Inzage in de precieze persoonsgegevens die Spirituele Praktijk Olivia heeft
Het laten corrigeren van fouten
Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens Intrekken van toestemming
Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
Let op
gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.
dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen
Klacht indienen
Als u vindt dat Spirituele Praktijk Olivia niet op de juiste manier helpt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Spirituele Praktijk Olivia
Postadres: Bellefleurstraat 7, 1432 LJ Aalsmeer. Email: mercedes@praktijkolivia.nl
Tel: 06-51144834 www.praktijkolivia.com